Plantillas de planes

La Plantilla de Matrícula es la plantilla de pago que se aplicará a los estudiantes. La Plantilla de Matrícula no está asociada con ningún año o estudiante específico. 

La aplicación del Tuition Template a un estudiante para un periodo académico determinado es un Tuition Plan. 

Veamos los diferentes elementos del Tuition Template TT. 

Configuración

Nombre

El nombre que se utilizará. Se recomienda que sea autodescriptivo. 

Company 

La compañía que generará los cargos. Disponible si tiene varias compañias en Odoo.

Currency 

La divisa. En un ambiente multidivisas se deberá de seleccionar la divisa correspondiente. Disponible hasta la versión 17.

Program

El programa académico que cubre el TT. Disponible hasta la versión 17, ahora esta en la línea.

Default Journal 

El diario que se utilizará por defecto en las lineas del TT.

Payment terms: Las condiciones de pago que se aplicarán. 

Category 

La categoría es extremadamente importante dado que evita que un estudiante tenga Planes de Pago Duplicados. 

La idea es que un estudiante pueda elegir, por ejemplo, entre dos modalidades de pago. En ese caso, los Tuiton Plan deben quedarse en esas categorías. 

Solo se permitirá un plan de pagos por categoría, si una escuela necesita tener más de un tuition plan por estudiante deberá tener los tuition templates con diferentes categorías.

Pricelist Options 

Las opciones de las listas de precios. En este caso se puede optar por aplicar becas o descuentos automáticos de diferentes maneras (debe tener los pricelist activados en Odoo). 

• Fixed prices: Significa ​que se aplicarán los precios que se establezcan en el TT
• Invoice Address: ​Aplicará el precio de la dirección de Facturación. 
• Student: Se aplica la lista de precio del estudiantes. ​
  
• Fixed Pricelist: Se aplica la lista de precios que se establezca en el TT. Se añadirá la opción:

Use Different Currency for Prices 

Permite ingresar precios en una divisa distinta a la predeterminada. Esta opción convertirá la divisa de ingreso (el campo Price Entry Currency) a la divisa por defecto del sistema (Solo disponible si tienen más de una divisa configurada en la compañía)

Líneas

Product:  El producto para el que se va a generar el cargo. 

Description: La descripción que aparecerá en la línea del cargo en el SO o en la factura según se elija. 

Installments: Los meses en los que se generarán los cargos. Se verá más a fondo en el siguiente apartado. 

Account: La cuenta por defecto que aparecerá es la del producto. Si se desea utilizar otra se puede establecer en ese apartado. 

Quantity: La cantidad de productos que se cobrará. ​

Default unit price: Es el precio por unidad. 

Currency: Es la divisa. Tomará por defecto la que está establecida en los templates. 

Taxes: Los impuestos y retenciones que se aplican a la línea. En Odoo se aplican a cada línea. 

Discount: Descuento que se aplicará a la línea. 

Journal: El diario genere la transacción. Se puede cambiar si se quiere que la factura de una linea se genere en otro diario distinto al resto. En caso de utilizar Sales Order ese campo se guardará y cuando el SO se convierta en factura se generará en ese diario.

Líneas (campos adicionales)

Haciendo clic en los puntos al final de la línea, se verán campos adicionales: 

Si se hacen clic en las casillas de verificación aparecerán los campos en las columnas

Grade levels: Grados a los que se aplicará la línea. Es por ello que en un template se pueden poner todos los cargos para todos los grados. 

Para seleccionar los grados hay que elegirlos en la lista:

Journal: Si se quiere que la factura de una línea se genere en otro diario distinto al establecido en la plantilla, se puede establecer aquí. 

Domain: Para utilizar este potente filtro hay que tener conocimiento avanzado de Odoo. Se puede consultar este enlace: https://odootricks.tips/about/building-blocks/domain-in-odoo/

Installments (Plazos)

Los installments son los meses en los que un cargo se ejecutará. Los installments se renuevan automáticamente año a año, pues el TP está pensado para que dure siempre. 

En este caso, por ejemplo, el cargo solo se ejecutará en enero:

Los installments se van renovando si no se archiva el TP. Es decir que el cargo se seguirá generando al año siguiente si no se archiva el Tuition Plan. 

Opciones de los Installments

• Type (Tipo): Indica la periodicidad del plazo. Las opciones son las siguientes

  • Monthly (Mensual)

  • Quarterly (Trimerstral)

  • Bi-annually (Semestral)

  • Yearly (Anual)

• Month (Mes): Muestra el mes específico que se está editando o configurando (en la imagen, February).

• Day type (Tipo de día): Permite elegir el criterio para fijar el día del vencimiento. Al seleccionar Day number (Número de día), el sistema buscará una fecha numérica exacta dentro del calendario.

  • First Day: Primer dia del mes

  • Last Day: Ultimo dia del mes. 

  • Day Number: Es el número del día concreto en el que se ejecutará la acción.

• Day of the month (Día del mes): Es el número del día concreto en el que se ejecutará la acción. En este ejemplo, está fijado en el 27, por lo que el plazo vencerá el 27 de febrero. Eso aparece cuando se selecciones Day Number. 

• Use a different date for confirming/sending (Usar una fecha diferente para confirmar/enviar): * Si está desmarcado (por defecto): La fecha de confirmación o envío coincidirá con el día del vencimiento (el 27 de febrero).

  • Si se marca: Se habilitarán campos adicionales para programar que la confirmación o el envío de la notificación se realice en una fecha distinta (por ejemplo, unos días antes del cobro).

• 
  

💾 Acciones Disponibles

• Guardar: Aplica y almacena los cambios realizados en la configuración de este mes.

• Descartar: Cierra la ventana sin salvar las modificaciones, manteniendo los datos anteriores.

Otras opciones

En la pestaña Recurring Options se configurará cómo se generarán los cargos durante los installments.

Sales

Invoice Method: Se le indicará al sistema si se generarán Sales Order o Facturas.

Post-action option: Tiene varias opciones para los documentos (Sales Order o Facturas) que se van a generar. 

• Do nothing: Creará el documento en borrador. 
• Send: Enviará el documento pero no lo confirmará. En el caso de las órdenes de venta se comportará como cotización enviada.
• Confirm: Confirmará el documento pero no lo enviará.
• Confirm and send: Confirmará el documento y lo enviará por correo electrónico a través de Odoo.

Mailing

Opciones que se utilizarán para enviar los mensajes de correo electrónico. 

Sale order/quotation mail template: Plantilla que se usara cuando invoice method sea Sales Order​

Invoice mail template: Plantilla que se usara cuando invoice method sea Invoice​

Accounting

Opciones que se utilizarán para enviar los mensajes de correo electrónico. 

Fiscal Position: Configura la posición fiscal, para mas información consulta la documentación oficial: https://www.odoo.com/documentation/18.0/applications/finance/accounting/taxes/fiscal_positions.html 

Tax Country: País desde el que se tomarán los impuestos en consideración. 

Analytic account: A que cuenta analítica se le sumaran los importes obtenidos desde esta plantilla de pagos. Por ejemplo si es de transporte, tendré una y si son colegiaturas será otra.

Renewal

Opciones relacionado a la renovación, duración y/o validez del tuition plan.

Plan year: Año que se utiliza para calcular la fecha de las cuotas. Va incrementando automáticamente tras terminar cada ciclo de cuotas. 

Repeat limit: Cantidad de veces que se repetirá el ciclo de cuotas de este plan de pagos. Al finalizar el número configurado de ciclos, el estado del plan cambiara a completado y ya no se generarán mas cargos.

Selección de estudiantes para crear Tuition Plans